Het is een bekend fenomeen: je krijgt een uitnodiging voor een vergadering, waar "iedereen" bij moet zijn. Terwijl je daar zit, besef je langzaam dat dit overleg net zo goed een e-mail had kunnen zijn. Danielle H. verwijst in haar post naar het veelvuldig en soms overbodig taggen van collega's in berichten, wat vaak leidt tot dezelfde onnodige druk als vergaderingen. Het zijn vaak dezelfde collega's die aan het woord komen, terwijl de rest zich afvraagt of hun aanwezigheid werkelijk nodig is.

Maar ondanks die overvloed aan communicatie blijft één uitdaging: de kunst om echt iedereen op de juiste manier te bereiken moet nog uitgevonden worden.

Waarom gebeurt dit?

De drang om iedereen bij een overleg of in een bericht te betrekken, komt vaak voort uit het gevoel dat iedereen gehoord moet worden of dat je een breder draagvlak wilt creëren. Maar in plaats van efficiënt te zijn, wordt het eerder een verplicht nummer, met als gevolg dat het werkelijke doel van de communicatie uit het oog wordt verloren.

Wie vult er nog direct een "verplichte" enquete in ontvangen van je werkgever. Of stel je dit uit.

Wat is het alternatief?

In veel gevallen zou een goed geschreven e-mail of een kort bericht net zo effectief zijn, of zelfs effectiever. De kern van het probleem blijft immers dat het niet gaat om hoeveel mensen je bereikt, maar hoe je hen bereikt. Een duidelijk bericht kan veel tijd besparen en zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde pagina staat, zonder tijd te verspillen aan eindeloze vergaderingen of onnodige tags.

Hoe lossen we dit op?

1. Beoordeel de werkelijke noodzaak van een vergadering of tag: Vraag je af of het doel ook bereikt kan worden via een e-mail of een kort bericht. Is de hele groep nodig, of is een kleine subgroep voldoende?

2. Stel duidelijke doelen voor communicatie: Als je toch moet vergaderen, of als je iemand tagt in een bericht, zorg dan dat duidelijk is waarom en wat er verwacht wordt. Dit voorkomt verwarring en bespaart tijd.

3. Blijf zoeken naar de juiste manier om iedereen te bereiken: De perfecte manier om iedereen goed te bereiken bestaat nog niet, maar door kritisch te blijven kijken naar onze communicatiemethoden kunnen we steeds betere en effectievere manieren vinden.

Zolang de juiste balans tussen efficiëntie en betrokkenheid nog niet gevonden is, moeten we blijven zoeken naar oplossingen die de samenwerking verbeteren zonder de productiviteit te ondermijnen.

Wat is jouw communicatie valkuil?

Eric Redegeld